Polityka Prywatności aplikacji „Sprawdzacz Obecności”

Ostatnia aktualizacja: 01.12.2025
Administrator danych: Automatyzacje Sp. z o.o., NIP: 5862411525
Kontakt: info@automatyzacje.pl, tel. 512 442 506

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych użytkowników korzystających z aplikacji „Sprawdzacz Obecności”, działającej w integracji z platformą WhatsApp Business.
Aplikacja służy do automatycznego komunikowania się z użytkownikami przez WhatsApp oraz rejestrowania ich odpowiedzi w systemach wewnętrznych (np. arkuszach Google Sheets).

Korzystając z komunikacji WhatsApp z aplikacją „Sprawdzacz Obecności”, użytkownik akceptuje zasady opisane poniżej.

2. Administrator danych

Administratorem danych jest:

Automatyzacje Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Żołnierzy I Armii Wojska Polskiego
80-383 Gdynia
NIP: 5862411525
E-mail: info@automatyzacje.pl
Telefon: 512 442 506

3. Jakie dane przetwarzamy?

W ramach korzystania z aplikacji „Sprawdzacz Obecności” możemy przetwarzać:

• numer telefonu użytkownika,

• treść wysyłanych i odbieranych wiadomości WhatsApp,

• odpowiedzi na automatyczne komunikaty,

• identyfikatory wiadomości (Message ID),

• datę i godzinę wiadomości,

• dane techniczne dostarczane przez WhatsApp Cloud API,

• dane dotyczące interakcji (np. kliknięcie przycisku w wiadomości).

Nie przetwarzamy danych wrażliwych.

4. Cele przetwarzania danych

Dane przetwarzamy wyłącznie w następujących celach:

1. Rejestrowanie obecności lub udziału w spotkaniach – podstawowa funkcja aplikacji.

2. Automatyczne przetwarzanie odpowiedzi przesyłanych przez WhatsApp.

3. Zapisywanie danych do arkuszy Google Sheets w celu prowadzenia dokumentacji.

4. Umożliwienie dwustronnej komunikacji z użytkownikami przez WhatsApp.

5. Usprawnienie procesów organizacyjnych (potwierdzenia obecności, ankiety, zgłoszenia).

6. Analiza danych systemowych i raportowanie – wyłącznie w celach wewnętrznych.

Nie prowadzimy profilowania użytkowników.

5. Podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzamy na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie usługi polegającej na komunikacji z użytkownikiem.

• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora
  (automatyzacja komunikacji, prowadzenie dokumentacji obecności).

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:

• Meta Platforms, Inc. – jako dostawca WhatsApp Business API,

• Google LLC – w zakresie przetwarzania i przechowywania danych w Google Sheets,

• Dostawcom usług IT współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym.

7. Przekazywanie danych poza UE

Meta oraz Google mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. USA).
Transfer danych odbywa się zgodnie z:

• RODO,

• Standardowymi Klauzulami Umownymi (SCC),

• oraz dodatkowymi środkami bezpieczeństwa stosowanymi przez Meta i Google.

8. Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane w aplikacji „Sprawdzacz Obecności” przechowywane są:

• przez okres niezbędny do realizacji celu (np. dokumentacji obecności),

• maksymalnie 36 miesięcy,

• lub krócej, jeśli użytkownik zażąda usunięcia danych.

9. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,

• sprostowania,

• usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),

• ograniczenia przetwarzania,

• sprzeciwu wobec przetwarzania,

• przenoszenia danych.

Wnioski można kierować na adres: biuro@automatyzacje.pl

10. Bezpieczeństwo danych

Przykładamy dużą wagę do bezpieczeństwa. Stosujemy m.in.:

• połączenia szyfrowane HTTPS,

• izolowane środowiska przetwarzania danych,

• ograniczony dostęp do danych,

• szyfrowane klucze i poświadczenia (np. Google Service Account),

• monitoring operacji i logów.

11. Automatyczne przetwarzanie danych

Aplikacja „Sprawdzacz Obecności” automatycznie:

• odczytuje wiadomości WhatsApp,

• identyfikuje odpowiedzi użytkownika,

• zapisuje odpowiedzi w arkuszach Google Sheets,

• przypisuje odpowiedzi do konkretnego spotkania lub procesu.

Procesy te są w pełni transparentne i służą realizacji usług, które użytkownik inicjuje.

12. Pliki i systemy zewnętrzne

Aplikacja korzysta z zewnętrznych usług:

• WhatsApp Cloud API (Meta),

• Google Sheets API (Google).

Każda osoba może zapoznać się z ich politykami prywatności:

• Meta / WhatsApp Business Policy:
  https://www.whatsapp.com/legal/business-policy/

• Google Privacy Policy:
  https://policies.google.com/privacy

13. Przetwarzanie danych w ramach WhatsApp Business

1. Korzystamy z WhatsApp Business Platform (Cloud API), aby umożliwić automatyczną komunikację z użytkownikami.

2. W ramach przetwarzania Meta otrzymuje dane takie jak numer telefonu, treść wiadomości i dane techniczne.

3. Meta działa jako niezależny administrator danych w zakresie własnych operacji przetwarzania.

4. Dane użytkowników mogą być przetwarzane poza UE – zgodnie z zasadami RODO i SCC.

5. Nie wykorzystujemy WhatsApp do masowej wysyłki marketingowej ani profilowania.

6. Użytkownik może w każdej chwili zakończyć komunikację i zażądać usunięcia danych.

7. Komunikacja przez WhatsApp ma charakter dobrowolny.

14. Zmiany w polityce

Polityka może być aktualizowana w celu dostosowania do zmian prawnych lub technologicznych.
Aktualna wersja jest zawsze dostępna na życzenie.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami:

E-mail: info@automatyzacje.pl
Telefon: 512 442 506